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CLIPPING SindCONDOMINIO-DF do dia 09/10/2018

CLIPPING SindCONDOMINIO-DF do dia 09/10/2018

Bate-papo com a síndica Rute Negrão Viana

1- QUAL O SEU NOME COMPLETO?

RUTE NEGRÃO VIANA. Mas pode me chamar de RuNeVi, pois é assim que me faço conhecer no exercício da sindicatura e em outros aspectos da vida de administradora e de gestora de condomínio.

2- QUAL A SUA FORMAÇÃO OU PROFISSÃO?

Direito, Especialista em Direito Público e Especialista em Direito Processual Civil, Letras Tradução, Técnico em Contabilidade, Servidora Pública Analista Judiciário e Síndica Profissional.

3- QUAL O CONDOMÍNIO QUE VOCÊ ADMINISTRA?

Atualmente o Bloco A da AOS 01 do SHC.

4- PORQUE DECIDIU SER SÍNDICA?

Escolhi essa empreita porque eu fui conquistada pela ideia de poder contribuir para um condomínio bem administrado, organizado, seguro e acolhedor. Tudo começou quando me tornei Conselheira Fiscal e, logo depois, Presidente do Conselho. Ao entrar em “contato imediato de 3º grau” com as inúmeras facetas do direito condominial, fui, por assim dizer, mordida. Me apaixonei perdida e irremediavelmente. O fascínio é tamanho que é quase uma religião para mim (risos).

5- COMO CONCILIAR SUAS ATIVIDADES, MAIS A DE SÍNDICA?

No início da carreira, como eu estava totalmente deslumbrada, entrei de cabeça no negócio e confesso que tive algum desequilíbrio de tempo para conciliar as atividades da sindicatura com outras, como dar atenção a amigos e a mim mesma. Mas, tão logo mapeei os assuntos e problemas do condomínio, procurei me inteirar dos meandros da gestão condominial, dominei a macro visão do negócio todo, estabeleci um bom fluxo de trabalho e daí a sequência de tarefas entrou nos eixos naturalmente. Assim, consegui voltar a atender a tudo e a todos, e ainda conciliar a sindicatura com a carreira de Analista Judiciário, com os estudos aprofundados na área de administração e de gestão de condomínios, além de participar de cursos menores, palestras e workshops, bem assim fazer cursos de idiomas e praticar atividade física regular. Posso dizer que, além de ter boa memória, ser rápida e organizada e de ter um forte senso de prioridade, faço um pouco de mágica com meu tempo.

Para saber mais: https://bit.ly/2QBTFte

 

Quais os primeiros procedimentos ao assumir um condomínio?

É preciso que você esteja informado de todas as condições do condomínio antes de começar a promover as estratégias do planejamento, tais como: inadimplências, processos judiciais ou problemas estruturais no prédio, dentre outros. É aconselhável que converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as reclamações mais comuns e procure entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos.

Notando essa particularidade que muitos amigos síndicos não se preocupam em fazer ou esquecem de algum detalhe, apresentamos aqui um check list dos 10 passos iniciais para que você tenha uma visão ampla da gestão

1 Documentação

Você deve conferir: saldos bancários; guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais; benefícios trabalhistas e tributos; folhas de ponto; comprovantes de pagamentos de contas; cadastro atualizado de condôminos e frações ideais; livro de atas; cartão do CNPJ (solicitar ao contador alteração de responsabilidade e certificado digital); convenção condominial e especificação; relatório da última emissão de boletos; e livro de registro de empregados e balancetes. Para arquivamento,  aconselho que o síndico guarde todos os documentos por tempo indeterminado.

Existem prazos mínimos para arquivamento de alguns documentos.

Departamento pessoal (funcionários), por exemplo, devem ser arquivados por 30 anos. Porém, nunca se sabe o que pode acontecer.

O condomínio pode vir a necessitar de alguma documentação que foi descartada.

2 Funcionários

Deve se apresentar aos colaboradores. expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar sugestões. O gestor deve conferir a carga horária de cada colaborador, verificando junto ao sindicato da categoria se o salário e demais bonificações estão corretas.

Convenções Coletivas de Trabalho devem ser obedecidas.

Além disso, é necessário verificar se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência trabalhista. Os síndicos devem tomar cuidado com prestadores de serviço autônomos que ficam muito tempo realizando trabalho no condomínio. Sempre exijam contratos formalizados desses terceiros.

Uma maneira de verificar se o número de funcionários está adequado para o condomínio é observar se há excesso de horas extras na folha de pagamento. Primeiramente o síndico precisa avaliar se o trabalho que os funcionários estão desenvolvendo nessas horas excedentes é realmente necessário. Verificada essa utilidade e se o trabalho estiver excessivo, analisar a possibilidade de novas contratações.

Outra dica importante é que o síndico atualize o cadastro dos empregados, com contatos de telefone, e-mail e endereço.

Para saber mais: https://bit.ly/2QEs36S

 

Como melhorar a gestão condominial e ser reconhecido como um síndico nota 10?

Melhorar a gestão condominial deve ser a preocupação de todo bom síndico e, é claro, de toda assembleia. Uma boa gestão pode trazer incontáveis vantagens, como uma melhor qualidade de vida e até mesmo a valorização das unidades

Por isso, há algumas coisas que todo síndico que almeja uma boa resposta por parte dos condôminos deve ficar alerta se desejar melhorar a gestão condominial. Acompanhe nosso texto com algumas dicas de como isso pode ser possível.

Melhorar a gestão condominial é possível!

Muitas vezes, trabalhar em mudanças relativamente simples pode provocar diversas melhoras no seu condomínio. Listamos a seguir 5 coisas sobre as quais você deve ficar alerta se deseja realmente melhorar a gestão condominial.

Interação

Avaliar e melhorar a forma de lidar com os condôminos é essencial. Estar em uma posição de poder faz com que a necessidade de lidar com imprevistos e tratar as pessoas ao seu redor com tato seja muito maior.

As decisões relativas ao condomínio devem sempre ser tomadas em grupo, com o apoio da assembleia. E o síndico deve sempre prestar contas de tudo o que acontece. Isso aumenta a transparência e a confiança.

Tente evitar ao máximo entrar em embates com moradores e, principalmente, jamais use a sua posição para ter vantagens dentro do condomínio. Além de gerar mal estar, esse tipo de atitude pode causar sérios problemas para a sua gestão.

Manutenção

Melhorar a gestão condominial é, também, melhorar a utilização dos recursos do condomínio. Isso quer dizer que investir na manutenção é uma das melhores formas de mostrar que o seu trabalho está sendo feito – e da melhor forma possível.

As atribuições mais burocráticas raramente são vistas pelos moradores. Por outro lado, melhorias físicas são altamente percebidas e frequentemente admiradas. Procure manter tudo limpo e em ordem sempre. Para isso, você pode contar com a ajuda de terceirizadas.

Para saber mais: https://bit.ly/2C6yhsj

 

Cobrança da 13a. taxa

Alguns escritórios de contabilidade e administradoras cobram uma 13a. taxa no fim do ano, como se fosse um 13o. salário. Esta prática só é correta se prevista em contrato.

Muitos síndicos são surpreendidos por esta cobrança, porque não avaliaram bem o contrato feito, ou porque este foi firmado em gestão anterior.

Por isso, fique atento e inteire-se de todos os itens do contrato, já que o final do ano costuma ser a época de maiores gastos no condomínio. Se o orçamento não for bem planejado, pode ser necessário um rateio extra em caráter de urgência, para não deixar a conta no vermelho

Para saber mais: https://bit.ly/2Obv9T0

 

O que fica na administradora e o que fica com o síndico

Alguns documentos contábeis ficam em poder da administradora por um ano, sendo passados depois ao síndico, para serem arquivados por mais quatro anos.

Os documentos trabalhistas permanecem na administradora pelo tempo que durar o contrato, pois são exigidos em fiscalizações.

Toda a documentação em poder da administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos no local. Normalmente, as visitas são agendadas.

Para saber mais: https://bit.ly/2y9ktKN

 

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